FAQ zum neuen BW-Berichtswesen
Einstieg ins Berichtswesen
Wo finde ich das Berichtswesen?
Die Anmeldung erfolgt über die Intranetstartseite des KIT über den Menüpunkt „Informationen A-Z“, Buchstabe „S“. Hier wählen Sie „SAP-Mitarbeiterportal“ aus.
Es öffnet sich das Anmeldefenster des Portals; über die Taste „Fortsetzen“ starten Sie die Anwendung.
Sie müssen sich mit ihrer Benutzerkennung (KIT-Mailadresse oder KIT-Account) und Ihrem persönlichen Passwort (analog Einkaufen oder AREB) identifizieren.
Anschließend ist der Token Code einzugeben.
Über das Feld „Anwendung“ finden sich je nach Berechtigung die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten.
Wählen Sie „SAP-Berichtswesen-AO“.
Nun öffnet sich das Hauptmenü, das in die verschiedenen Bereiche unterteilt ist. Je nach Berechtigung ist dieses Menü unterschiedlich ausgeprägt.
Der Aufrufpunkt „KIT“ steht immer zur Verfügung.
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Wie rufe ich einen Bericht auf?
Der gewünschte Bericht lässt sich mit einem Doppelklick auf die entsprechende „Kachel“ öffnen.
Es erscheinen u. U. verschiedene Meldungen, die zu bestätigen sind.
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Ich kann den Bericht nicht aufrufen, was muss ich tun?
Um die Berichte ausführen zu können, benötigen Sie eine Installation der entsprechenden Komponenten. Wenden Sie sich an Ihre zuständige ITB/Ansprechpartnerin.
Welche Arten von Berichten stehen zur Verfügung?
Es gibt Einzelposten- und Summenberichte. Einzelpostenberichte ermöglichen detaillierte Einschränkungen im Einstiegsbild (z.B. Kreditor/Debitor/Bestellnummer etc.).
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Öffnen Sie ein Excel Arbeitsblatt.
Wechseln Sie auf den Reiter „Datei“. Dort wählen Sie „Optionen“ aus.
Verzweigen Sie auf „Add-Ins“.
Im unteren Bereich finden Sie das Befehlsfeld „Verwalten“. Wählen Sie aus der Liste „Deaktivierte Elemente“. Klicken Sie „Los“.
„Analysis Office Add-In“ aus der Liste auswählen und auf „OK“ klicken.
Wählen Sie wiederum im Befehlsfeld „Verwalten“ aus der Liste „COM-Add-Ins“. Klicken Sie „Los“.
„Analysis“ aus der Liste auswählen und auf „Aktivieren“ klicken.
Einstiegsbild
Was muss ich im Einstiegsbild tun?
Jeder Bericht öffnet mit einem Selektionsbild.
Hier können Sie festlegen, mit welchen übergeordnete Merkmalen Sie in den Bericht einsteigen möchten.
Bei den Feldern mit (*) handelt es sich um Pflichteingaben. Lassen Sie diese Felder leer, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Einige Felder sind vorbelegt, in der Regel das Feld Finanzstellenhierarchie. Die Informationen stammen aus dem Benutzerstamm und bilden die Berechtigungen ab. Diese Felder dürfen Sie nicht komplett leeren, nur weiter einzuschränken. Das vollständige Entfernen der Werte führt zu einer Fehlermeldung.
Darüber hinaus sind Eingaben keine Pflicht, die Berichte können auch ohne weitere Einschränkungen ausgeführt werden.
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Welche Operatoren gibt es und wie verwende ich Sie?
Möchten Sie ein Merkmal mitgeben, ist ein Operator zu setzen, durch den Einzelwerte oder Wertebereiche festgelegt oder ausgeschlossen werden. Vorbelegt ist der Operator „=“.
Folgende Operatoren stehen zur Verfügung:
= ist gleich
!= ist ungleich
>= ist größer gleich
> ist größer
<= ist kleiner gleich
< ist kleiner
[] zwischen
! nicht zwischen
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Wie selektiere ich einen oder mehrere Einzelwerte?
Der Operator „ist gleich“ 
lässt die Eingabe genau eines Einzelwertes zu.
Die Selektion kann über das Symbol 
um beliebige Zeilen zu einem Merkmal erweitert werden.
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Wie selektiere ich einen oder mehrere Wertebereiche z.B. Zeiträume?
Der Operator „zwischen“ 
ermöglicht die Eingabe eines Wertebereichs (von bis). Durch Auswahl dieses Symbols wird das zweite Feld der Merkmalszeile eingabebereit.
Die Selektion kann über das Symbol um beliebige Zeilen zu einem Merkmal erweitert werden.
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Welche Möglichkeiten habe ich, Werte im Einstiegsbild einzugeben?
Werte können direkt in das Eingabefeld geschrieben werden. Sie müssen dabei die systemseitig vorgegebene Aufbereitung des Merkmals verwenden (Beispiel Quartal: 001.2021).
Sie können über die Suchhilfe Werte auswählen.
Weiterhin können Werte über die Zwischenablage eingefügt werden.
Wie füge ich mehrere Werte (z.B. Projekte) aus Excel oder Word ein?
Kopieren Sie die Werte, die Sie im Einstiegsbild verwenden möchten in die Zwischenablage
Rufen Sie am entsprechenden Merkmal im BW-Bericht über den Pfeil neben dem Symbol den Befehl „Zeilen über die Elementfilter hinzufügen“.
Über das Symbol 
werden die kopierten Werte in das Einstiegsbild übernommen. Voraussetzung ist, dass die Werte den Aufbau haben, der für dieses Merkmal im Einstiegsbild vorgegeben ist.
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Wie verwende ich die Suchhilfe?
Über das Symbol 
öffnet sich die Suchhilfe für das entsprechende Merkmalsfeld.
Geben Sie den zu suchenden Begriff in das Suchfeld ein und drücken anschließend das „Lupe“-Symbol. Die Ergebnisse der Suche werden farblich markiert in einer Liste angezeigt.
Sie können wählen, ob Sie nach „Schlüssel“ (Beispiel PSP-Element: 02.000041002) oder „Text“ (Beispiel PSP-Element: Family plus Kinderbuch) suchen. Der Text ist in der Regel die Bezeichnung des Merkmals.
Die unscharfe Suche ist sowohl im Text als auch im Schlüssel möglich.
Beispiel PSP-Element: Die Eingabe von 02.00004 im Suchfeld mit der Einstellung „Schlüssel“ liefert alle Elemente, die diese Zeichenkette enthalten und für die eine Berechtigung vorliegt.
Beispiel PSP-Element: Die Eingabe von „plu“ im Suchfeld mit der Einstellung „Text“ liefert alle Elemente die diese Zeichenkette enthalten und für die eine Berechtigung vorliegt.
Die Darstellung der Ergebnisliste können Sie über die Schaltfläche „Anzeigen“ steuern. Hier stehen die folgenden vier Möglichkeiten zur Verfügung (Ergebnis der Anzeige am Beispiel PSP-Element):
Text (Family plus Kinderbuch)
Schlüssel (02.000041002)
Text und Schlüssel (Family plus Kinderbuch 02.000041002)
Schlüssel und Text (02.000041002 Family plus Kinderbuch)
Bei Merkmalen, für die eine Hierarchie hinterlegt ist, ist die Darstellung in der Suchhilfe zunächst ebenfalls hierarchisch.
Der Hinweis „Anzahl der Elemente übersteigt die maximale Anzahl, die in den Benutzereinstellungen definiert wurde“ bezieht sich auf eine technische Einstellung im Hintergrund, die die Anzeige der Ergebnisliste i. d. R. auf 500 Merkmale begrenzt. Die Suche läuft immer über alle Elemente, für die eine Berechtigung vorliegt, es werden jedoch maximal 500 angezeigt.
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Wie entferne ich ein Merkmal aus dem Einstiegsbild?
Sie können einen eingetragenen Wert aus dem Feld löschen oder die gesamte Zeile mit dem Symbol 
entfernen.
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Arbeit im Bericht – Register „Analysis“
Wie kann ich das Selektionsbild erneut aufrufen?
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Datenanalyse“ klicken Sie auf den Befehl „Eingabeaufforderungen“.
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Wie kann ich Arbeitsschritte rückgängig machen bzw. wiederherstellen?
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Aktionen“ klicken Sie den Befehl „Rückgängig machen“ bzw. „Wiederherstellen“. Führen Sie die Funktion mehrmals hintereinander aus, werden Ihre letzten Aktionen schrittweise zurückgenommen bzw. wieder ausgeführt.
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Wie klappe ich Knoten bzw. Ebenen auf- und zu?
Das Symbol 
im Merkmals- oder Kennzahlenbereich zeigt an, dass hier weitere Informationen im zugeklappten Zustand vorhanden sind. Um einen Knoten zu öffnen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Die Darstellung ändert sich: 
.
Um einen Knoten zu schließen klicken Sie auf das Minus-Symbol.
Um alle Ebenen gleichzeitig auf- und zuzuklappen, markieren Sie die Überschrift des Elements. Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Datenanalyse“ klicken Sie den Befehl „Hierarchie“ und wählen unter „Aufklappen bis Ebene“ die höchste Ebene aus.
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Wählen Sie ein oder mehrere Elemente in der Kreuztabelle aus, nach denen Sie filtern möchten. Halten Sie die STRG- oder die Umschalttaste bei der Auswahl der Elemente gedrückt, wenn Sie mehrere Elemente auswählen möchten.
Wählen Sie im Kontextmenü (Aufruf über Rechtsklick) die Option „Elemente filtern“ aus.
Um gezielt nach mehreren Elementen in unterschiedlichen Ebenen oder nach Bereichen zu filtern wählen Sie zunächst einen Bereich aus, in dem der Filterwert enthalten ist.
Wählen Sie dann im Kontextmenü (Aufruf über Rechtsklick) „nach Element filtern“.
Wählen Sie ein Element aus, nach dem Sie filtern möchten.
Wählen über das Kontextmenü die Option „Elemente filtern und tauschen mit“ aus.
Wählen Sie ein Merkmal aus, nachdem der Filterwert weiter aufgerissen werden soll. Dieses Merkmal wird aus der Tabelle entfernt und im BereichHintergrundfilter angezeigt. Dieser ist über den Designbereich im Fenster „Hintergrundfilter“ ersichtlich und kann entsprechend verändert werden.
Wie ändere ich die Darstellung der Merkmale (z.B. Bezeichnungen aus- oder einblenden)?
Markieren Sie die Überschrift des Elements.
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie den Befehl „Elemente“. Hier werden Ihnen verschiedene Darstellungsmöglichkeiten angeboten.
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Wie ändere ich die Darstellung von Ergebnissen?
Markieren Sie die Überschrift des Elements.
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie den Befehl „Ergebnisse“. Hier können Sie Ergebnisse ein- oder ausblenden.
Ein Gesamtergebnis erhalten Sie, wenn Sie das erste Merkmal in der Tabelle auswählen.
Die Auswahl von weiteren Merkmalen liefert Zwischenergebnisse gruppiert nach dem jeweils linksstehenden Element.
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Wie kann ich nach einem Betrag suchen
Variante 1:
Da sämtliche Berichte des neuen Berichtswesens in Excel eingebettet sind, können Sie die Spalte „Betrag“ markieren. Drücken Sie dann gleichzeitig die „STRG“-Taste und „F“ oder wählen Sie in der Menüleiste von Excel das Lupensymbol „Suchen und Auswählen“. Sie können nun den gewünschten Betrag eingeben und bestätigen.
Das System zeigt Ihnen dann innerhalb des markierten Bereichs an, wo der gesuchte Betrag steht.
Variante 2:
Wenn Sie nach einem Betrag suchen, dann wählen Sie einen Bereich aus, in dem der Filterwert enthalten ist. In diesem Fall die Belegnummer. Wählen Sie dann im Kontextmenü „nach Kennzahl filtern“. Sie könnten nun bei der „Definition“ den gewünschten Operator auswählen (z. B. „=“). Geben Sie dann den gesuchten Betrag ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und bestätigen Sie mit „OK“.
Arbeit im Bericht – Designbereich
Wie klappe ich den Designbereich auf?
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Designbereich“ klicken Sie den Befehl „Anzeigen“ und wählen „Designbereich anzeigen“ aus.
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Wie klappe ich den Designbereich zu?
Sie können den Designbereich über das Symbol 
schließen.
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Wie blende ich Hierarchien ein- und aus?
Der Designbereich muss eingeblendet sein
Suchen Sie das Merkmal, für das die Hierarchie ein- oder ausgeblendet werden soll, im Bereich „Datenquelle“. Öffnen Sie die Attribute durch Klick auf das Plus-Symbol. In der Gruppe „Hierarchie“ können Sie die Hierarchien anpassen. Durch Doppelklick auf „Flache Darstellung“ wird die Hierarchie deaktiviert.
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Wie vertausche ich die Achsen?
Der Designbereich muss eingeblendet sein
Möchten Sie die Spalten in Zeilen dargestellt und umgekehrt wählen Sie das Symbol 
neben der Überschrift „Zeilen“ im Designbereich.
Wie füge ich ein weiteres Merkmal ein?
Der Designbereich muss eingeblendet sein.
Per Drag&Drop können Sie Merkmale aus dem Bereich Datenquelle in einen anderen Bereich ziehen. (z.B. in die Bereiche Spalten oder Zeilen).
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Wie ändere ich die Reihenfolge der Merkmale?
Der Designbereich muss eingeblendet sein.
Per Drag&Drop können Sie Merkmal in den Bereichen Spalten oder Zeilen verschieben und so die Position in der Tabelle verändern.
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Der Designbereich muss eingeblendet sein
Per Drag&Drop können Sie Merkmale aus den Bereichen Spalten oder Zeilen in den Bereich Datenquelle verschieben und so aus der Anzeige entfernen.
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Wie blende ich den Eigenschaftenbereich ein?
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Designbereich“ klicken Sie den Befehl „Anzeigen“ und wählen „Eigenschaftensicht einblenden“ aus.
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Wie blende ich den Eigenschaftenbereich aus?
Der Eigenschaftenbereich ist eingeblendet.
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Designbereich“ klicken Sie unterhalb des Befehls „Anzeigen“ auf das Pfeilsymbol. Klicken Sie „Eigenschaftensicht einblenden“ an.
Wie ändere ich das Zahlenformat?
Der Designbereich muss eingeblendet sein.
Der Eigenschaftenbereich muss eingeblendet sein.
Selektieren Sie zunächst eine Spalte im Designbereich und wählen dann unter den Eigenschaften das gewünschte Format aus.
Durch Auswahl des Skalierungsfaktors können die Zahlen in T€ dargestellt werden. Über das Feld „Dezimalstellen“ kann die Anzahl an Dezimalstellen festgelegt werden.
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Absprünge
Wie springe ich auf einen Einzelpostenbericht?
Sie müssen aus einem Betragsfeld abspringen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Betrag. Wählen Sie den Menüpunkt „Springen“ und rufen einen der angebotenen Einzelpostenberichte auf.
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Wie springe ich auf einen Originalbeleg/eine Rechnung ab?
Sie müssen aus einer Belegnummer abspringen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Belegnummer. Wählen Sie den Menüpunkt „Springen“ und rufen Sie „Originalbeleg“ auf. Im Folgebild werden Ihnen die eingescannten Dokumente zu dem gewählten Beleg angeboten. Durch Doppelklick auf den gewünschten Beleg erhalten Sie die Anzeige des Dokuments im Browser.
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Mir wird der Originalbeleg nicht angezeigt, was muss ich tun?
Aktuell werden FI-Belege und Kostenrechnungsbelege gescannt. D.h. nicht jede Buchung ist mit einem gescannten Dokument verknüpft.
Erhalten Sie Fehlermeldungen beim Aufruf eines Dokuments, wenden Sie sich bitte an den zuständigen ITB bzw. den Helpdesk zum Ticketsystem
Auf welche Originalbelege kann ich über das BW abspringen
Aktuell werden FI-Belege und Kostenrechnungsbelege gescannt. Angezeigt werden weiterhin alle Dokumente, die über die Anwendung AREB im Archiv abgelegt werden.
Ein Absprung auf weitere Belege, z.B.
- Obligobelege
- Warenein- und ausgänge
- Personalbelege
- Reisekostenbelege
- Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen
- Einkaufsbelege
ist nicht möglich.
Wieso werden mir keine Personaldaten angezeigt?
Für die Personaldaten ist eine gesonderte Berechtigung notwendig.
Das benötigte Formular finden Sie hier
Warum stimmt die Summe des Einzelpostenberichts nicht mit der Zelle des Summenberichts überein?
Nicht anonymisierte Personaldaten unterliegen einer gesonderten Berechtigung. In der Summe kann der Wert angezeigt werden, in den Einzelposten muss diese Berechtigung vorliegen. Fehlt diese, fehlen die Daten auch im Einzelpostenbericht.
Was bedeutet die Raute # in der Ergebnistabelle?
Die Raute steht in der Ergebnistabelle dort, wo keine Werte vorhanden sind. Nicht alle Felder müssen in jeder Zeile gefüllt sein. Beispielsweise können Buchungen auf den Kontierungselementen Auftrag, PSP-Element oder Kostenstelle vorgenommen werden. Es darf nur eines der Objekte verwendet werden. Ist eine Buchung auf ein PSP-Element erfolgt, hat die Ergebnisanzeige in den Feldern Auftrag und Kostenstelle eine Raute.
Das Drucken wird mit den Excel- Grundfunktionen ausgeführt. Wählen Sie im Register den Reiter „Datei“ und anschließend „Drucken“.
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Speichern
Wie speichere ich eine Vorlage, die bei jedem Aufruf mit aktuellen Daten gefüllt wird?
Wählen Sie im Register den Reiter „Datei“ und anschließend „Analysis“.
Im rechten Bereich klicken Sie „Arbeitsmappe speichern“.
Vergeben Sie unter dem Reiter „Meine Dokumente“ einen Namen und eine Beschreibung der Arbeitsmappe.
Der Name muss systemweit eindeutig sein und mit „Y“ beginnen. Ist eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Vorlagen werden benutzerabhängig abgelegt. Sie sehen die Vorlagen, die Sie selbst gespeichert haben.
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Wie rufe ich eine gespeicherte Vorlage auf?
Starten Sie einen beliebigen BW-Bericht und lassen sich die Daten anzeigen.
Wählen Sie im Register den Reiter „Datei“ und anschließend „Analysis“.
Im rechten Bereich klicken Sie „Arbeitsmappe öffnen“.
Wählen Sie den untersten angebotenen Menüpunkt der Liste „Öffnen Sie eine Arbeitsmappe aus der SAP-Business-Warehouse-Plattform“ und anschließend den gewünschten Report aus dem Reiter „Meine Dokumente“. Die abgelegte Vorlage öffnet sich mit dem Einstiegsbild.
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Wie speichere ich den aktuellen Stand meiner Arbeitsmappe, so dass er nicht mehr aktualisiert wird?
Der Designbereich muss eingeblendet sein
Wechseln Sie auf den Reiter „Komponenten“ des Designbereichs.
Entfernen Sie die Haken bei:
„Arbeitsmappe beim Öffnen aktualisieren“
„Daten vor dem Speichern entfernen“
Wählen Sie im Register den Reiter „Datei“ und anschließend „Speichern unter“. Das Speichern wird mit den Excel- Grundfunktionen ausgeführt.
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Ich habe viele Änderungen an meinem Bericht und die Aktualisierung dauert lange, was kann ich tun?
Wählen Sie im Register den Reiter „Analysis“. Im Bereich „Designbereich“ klicken Sie den Befehl „Aktualisierung unterbrechen“. Führen Sie ihre Änderungen durch.
Klicken Sie erneut „Aktualisierung unterbrechen“. Alle Änderungen werden jetzt einmal neu geladen.
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